Можно ли принять от подотчетника копию кассового чека
15:58
16.09.2026
Можно ли принять от подотчетника копию кассового чека
В практике учреждений нередко возникает ситуация, когда подотчетное лицо прикладывает к авансовому отчету копию кассового чека, а оригинал утрачен. Возникает вопрос: допустимо ли принять такую копию к учету и подтвердить расходы?
Восстановление кассового чека – первоочередной вариант
Учреждение вправе обратиться к продавцу с просьбой восстановить чек ККТ.
Продавец обычно может получить дубликат:
из фискального накопителя ККТ;
через личный кабинет оператора фискальных данных.
Когда можно принять копию кассового чека
Если восстановить оригинал невозможно, допускается принять копию чека при соблюдении двух условий:
копия содержит все обязательные реквизиты;
на копии есть QR‑код, позволяющий считать и идентифицировать чек.
В этом случае копия может быть признана подтверждением произведенных расходов.
Какие риски нужно учитывать
Принятие копии чека создает риски для учреждения:
подотчетник может получить компенсацию у работодателя по копии, а по оригиналу – получить возврат средств от продавца или компенсацию от других лиц;
учреждение теряет возможность однозначно подтвердить уникальность документа.
Как снизить риски
Рекомендуется получить от подотчетного лица письменное объяснение, в котором указано:
почему предоставлена копия, а не оригинал;
при каких обстоятельствах оригинал был утрачен;
подтверждение, что оригинал не использован для иных компенсаций.
Такое объяснение снижает риск претензий при проверках.